Een mogelijke manier van aanpak die meermaals wordt toegepast wordt hieronder beschreven, doch dit gebeurt steeds in samenspraak met opdrachtgever-architect-bouwheer.

Vastleggen “Programma van Eisen”

Door een aangename en vlotte communicatie die leidt tot een opbouwende dialoog en goede samenwerking worden de algemene eisen van de klant vertaald in een “programma van eisen” (PVE). Deze eisen zijn de algemene technische kenmerken en verwachtingen die de klant eist van de technische installatie.

Voorontwerpfase

Op basis van dit PVE wordt een concept uitgewerkt die deze eisen vertaalt in een voorontwerp.
Gedurende deze “voorontwerp-fase” wordt aandacht besteed aan o.a. :

eisen van het “PVE”
budget
energieverbruik en besparingsmogelijkheden
subsidies en fiscale investeringsaftrekmogelijkheden
eenvoudig onderhoud van de installaties (met lage exploitatiekost)
gebruiksvriendelijkheid
degelijke materialen en systeemkeuze
communicatie met nutsbedrijven, e.d.
enz…

Uiteindelijk wordt het voorontwerp voorgesteld aan de bouwheer en architect.
Dit omvat :

een korte beschrijving van de installatie per techniek
documentatie zodanig dat de bouwheer een beeld krijgt van de belangrijkste materialen
eventueel principeschema’s en schema’s in “concept-vorm” of schetsontwerp
grondplannen met de leidingentrajecten, kanalen, inplantingen, e.a. in “concept-vorm” of schetsontwerp
een ruwe raming per techniek, die een richting geeft aan het te verwachten budget
eventueel algemene berekeningen ter verduidelijking en motivatie van de keuze van bepaalde systemen of materialen (terugverdientijden, besparingen,
prijsverhoudingen, enz…)
eventueel verslag van onderzoek naar subsidiëringsmogelijkheden

Dit voorontwerp dient dan als basis om verdere besprekingen te voeren, zodanig dat de samenwerking uiteindelijk leidt tot een definitief programma. De goedkeuring van het voorontwerp, met de eventuele bemerkingen en aanpassingen, wordt dan vastgelegd in een conceptnota.
Tevens worden de verschillende percelen (m.b.t. technische installaties) vastgelegd in deze conceptnota. Dit betekent de goedkeuring van het voorontwerp.

Ontwerpfase

Het voorontwerp wordt verder uitgewerkt tot een gedetailleerd ontwerp (per techniek), rekening houdend met de van toepassing zijnde reglementen, normen, richtlijnen, verslagen, e.d., en in samenspraak met de bouwheer en architect.

Aanbestedingsfase

De ontwerpen worden uiteindelijk uitgewerkt tot aanbestedingsdossiers.
Zo’n aanbestedingsdossier omvat (per perceel of discipline):

een lastenboek
schema’s en principeschema’s
een meetstaat
aanbestedingsplannen

Na het selecteren van enkele aannemers (in samenspraak met bouwheer en architect) worden deze uitgenodigd tot het aanbieden van een offerte, gebaseerd op een aanbestedingsdossier.

De verschillende offertes worden vergeleken en beoordeeld op het vlak van prijs, kwaliteit, volledigheid, technische conformiteit met het lastenboek, enz…
Dit wordt in een kort verslag samengevat en gemotiveerd naar de bouwheer.
Na eventuele besprekingen wordt een aannemer toegewezen.
Uiteindelijk organiseert Gebotec de contractuele overeenkomst tussen bouwheer en aannemer.

Uitvoeringsfase

Gebotec zal tijdens de uitvoering van de werken op regelmatige tijdstippen de nodige werfbezoeken uitvoeren die het mogelijk maken te controleren of de respectievelijke werkzaamheden uitgevoerd worden conform het lastenboek, schema’s en de plannen.
Van ieder werfbezoek wordt een verslag gemaakt dat aan architect en bouwheer wordt overgemaakt.
De maandelijkse vorderingsstaten worden nagekeken en goedgekeurd tot en met de eindafrekening.

Voor-vooroplevering, voorlopige oplevering en definitieve oplevering

Na de nodige indienststellingen en testen, door de aannemers uitgevoerd, organiseert Gebotec op het einde der werken een voor-vooroplevering. Deze laat toe om de laatste opmerkingen in lijst te brengen als voorbereiding tot de voorlopige oplevering.

Tijdens de voorlopige oplevering wordt een rondgang met de bouwheer, architect, e.d. georganiseerd om de installaties voorlopig op te leveren, m.a.w. te aanvaarden.

Na de voorlopige oplevering aanvaardt de bouwheer de installatie, wordt deze (juridisch) in dienst genomen en start de garantieperiode van één jaar. Na één jaar, na datum voorlopige oplevering, wordt de installatie definitief opgeleverd.